האם אי פעם יצא לכם להשתתף באירוע גדול שלא הציע אפשרויות של אוכל או שתיה? כנראה שלא! אחת ההוצאות הגדולות ביותר באירוע, אם לא הגדולה ביותר, היא על מזון ומשקאות. האורחים תמיד זוכרים את ההתרחשות באירוע, במיוחד אם זו מתמקדת בארוחה טעימה להפליא.
אז למה אנשים ממשיכים להתייחס לארוחה כמו אל עוד סעיף בארגון האירוע שצריך לדאוג לו, ומקסימום יזמינו שף פרטי או חברת קייטרינג בירושלים כדי לסמן איקס ברשימת המטלות?
ככול שהתקציבים ממשיכים להצטמצם ועלויות המזון ממשיכות לעלות, קל להתייחס לשירותי המזון כאל משהו שחייבים לעשות, ולהסתפק בסכום הנמוך ביותר האפשרי להסעדה באירוע שלכם. אבל ברוב המקרים זה ממש לא משתלם. פשוט משום שאוכל ושתייה באירוע לא נועדו רק להשביע את האורחים, אלא הם חלק מהחוויה.
אם מטרת האוכל באירועים הייתה רק להאכיל את האורחים, כנראה שזה יהיה חסכוני יותר לתת להם כסף מזומן או שוברים למסעדה הקרובה.
חוזרים ליסודות האירוח
יש סיבה לכך שאירועים נחשבים לענף האירוח הגדול ביותר. מארגן האירוע, בין אם זו חברה או אדם פרטי, הוא המארח של האירוע. והמשתתפים הם אורחיו של המארח.
הרעיון של הכנסת אורחים ידוע לנו עוד מימי המקרא מסיפורו של אברהם אבינו המקבל בברכה את פניהם של שלושת המלאכים (בראשית, י״ח, א-ג). הרעיון של ארוחה משותפת בעת העתיקה הוביל לאחווה, לשיחות ולרעיונות משותפים ונשמע די דומה ליעדים של האירוע המודרני. נכון?
ברגע שיוצרים את החיבור בין תכנון האירוע לאירוח, קל יותר להבין שהארוחה היא חלק מחבילת האירוח. ארוחה היא לא רק מנות האוכל, כי היא מציעה שתי הזדמנויות: האחת, לקרב בין האנשים והשנייה להשביע את רעבם. לפתע, הפריט התקציבי הקשור לקייטרינג הופך לחובה כפולה!
השקיעו מחשבה בבחירת האוכל והמשקאות לאירוע
השקעת מאמץ, ולו גם הקטן ביותר, בבחירת התפריט, כבר תעזור לארוחה לשפר את האירוע שלכם. במקום לבחור סתם במזנון המשתלם ביותר, או במנה הראשונה הטנדרטית, היו יצירתיים וקחו כמה סיכונים. האורחים שלכם יזכרו זאת ויעריכו את ההשקעה.
ומה באשר לתקציב?
כמובן שחשוב לתכנן את המזון והמשקאות במסגרת התקציב שלכם. אבל אין שום סיבה שתפריט יצירתי חייב להיות יקר. אתם לא צריכים להגיש קוויאר כדי שהארוחה תהיה יצירתית. יש הרבה דרכים למיקס בין דברים, מבלי שתעברו את גבולות התקציב שלכם. לדוגמה:
- בחירה בתחנות הגשה: במקום ארוחת הערב המצופה, הציעו תחנות אוכל מיוחדות. זה יגרום לאנשים להסתובב בין התחנות ולשוחח אלה עם אלה.
- להיות אינטראקטיביים: לאפשר לאורחים להשתלב בפעילות, למשל, על ידי הדגמות בישולים מיוחדים.
- לחזור לרטרו: אין שום דבר שיגרום לאורחים לשוחח ביניהם כמו הנוסטלגיה. חשבו על כל סוגי התבשילים בסגנון של פעם, והיו בטוחים שאלה יעוררו הרבה עניין ושיח במהלך האירוע שלכם.
